Datenschutzerklärung

Der Frage-Antwort-Dialog verarbeitet Daten auf zwei Wegen: für die Konten selbst als Verantwortliche und für die Inhalte der Gremien als Auftragsverarbeiterin. Beides ist hier getrennt beschrieben.

1. Verantwortliche

Webstoff Digital UG (haftungsbeschränkt)
Spandauer Straße 105, 13591 Berlin
E-Mail: marcel.mudrich@caidao.de

2. Serverstandort: Spanien

Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf einem Server in einem Rechenzentrum in Spanien, betrieben von der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur (Amtsgericht Montabaur, HRB 24498), als Unterauftragsverarbeiterin. Spanien ist Mitgliedstaat der Europäischen Union; es gilt die DSGVO unmittelbar.

Die nächtlichen Sicherungen werden ausgelagert: auf Speicherplatz der IONOS SE innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, getrennt vom Anwendungsserver und asymmetrisch verschlüsselt. Entschlüsseln kann nur, wer den privaten Schlüssel hat; der liegt nicht auf dem Server.

Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

3. Was wir als Verantwortliche verarbeiten

• Kontodaten: Bezeichnung und Art des Gremiums, Unternehmen und Rechnungsanschrift, Name und E-Mail-Adresse der Zugänge, Rolle, Passwort ausschließlich als Hash, Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Zweck: Bereitstellung und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sitzungscookie: ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung. Keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies.
• Keine IP-Adressen in der Anwendung: Die Anwendung selbst speichert keine IP-Adressen — weder bei der Anmeldung noch bei Fragen, Antworten oder Nachfragen.
• Protokolle des Webservers: Der Webserver (Caddy) führt ein Zugriffsprotokoll. Erfasst werden IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Zweck ist der sichere Betrieb und die Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden täglich rotiert und spätestens nach acht Tagen gelöscht. Sie werden nicht ausgewertet, um einzelne Personen zu erkennen, und nicht mit Kontodaten zusammengeführt.
• Fehlerprotokoll der Anwendung: Technische Fehler, etwa ein fehlgeschlagener Mailversand, werden zur Fehlersuche protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Fehlermeldung kann im Einzelfall personenbezogene Daten enthalten, etwa eine E-Mail-Adresse oder einen Ausschnitt aus einer Datenbankabfrage. Das Protokoll kann nur der Systembenutzer der Anwendung lesen, über das Netz ist es nicht erreichbar, und Fehlermeldungen werden nie im Browser angezeigt. Es wird täglich rotiert und nach spätestens 31 Tagen gelöscht.
• E-Mails: Bestätigungs-, Einladungs- und Passwortlinks werden über den Mailserver der IONOS SE (smtp.ionos.de) vom Absenderpostfach service@caidao.de versandt. Ein weiterer Anbieter ist nicht beteiligt.

Schriften werden vom eigenen Server geladen; es werden keine Inhalte von fremden Servern eingebunden.

4. Inhalte der Gremien — Auftragsverarbeitung

Fragen, Begründungen, Fundstellen, Namensangaben, Antworten und Nachfragen verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Gremiums nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Inhalte ist, wer es nach dem für das Gremium geltenden Recht ist — bei Betriebsräten nach § 79a Satz 2 BetrVG der Arbeitgeber, bei Personalräten nach § 69 BPersVG und den entsprechenden Landesgesetzen die Dienststelle. Weisungen erteilt uns allein das Gremium. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Jedes Gremium sieht ausschließlich seine eigenen Daten.

5. Speicherdauer und Löschung

• Ein Gremienkonto wird samt aller Kontodaten und Inhalte 3 Monate nach dem Ende des letzten bezahlten Monats gelöscht; wurde nie gezahlt, 3 Monate nach dem Ende des 10-tägigen Testzeitraums. Die Löschung läuft automatisch.
• Registrierungen, deren E-Mail-Adresse nicht innerhalb von sieben Tagen bestätigt wird, werden gelöscht.
• Links zum Bestätigen und zum Setzen eines Passworts verfallen nach einer Stunde bis sieben Tagen und werden danach gelöscht.
• Sicherungen werden auf dem Server 30 Tage und im ausgelagerten Speicher 60 Tage aufbewahrt. Gelöschte Daten sind damit spätestens 60 Tage nach der Löschung auch aus den Sicherungen verschwunden.
• Rechnungsangaben (Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse für die Rechnung) bewahrt die Webstoff Digital UG darüber hinaus auf, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten es verlangen.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15 bis 21 DSGVO.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die Webstoff Digital UG ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Telefon 030 13889-0, mailbox@datenschutz-berlin.de. Sie können sich ebenso an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

Stand: 4. Oktober 2026